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読書「情報整理術 クマガイ式」熊谷正寿の感想

広告漫画家・似顔絵師 さや☆えんどうです。

手帳で有名な熊谷さんの情報整理の本が気になったので、ご紹介します。

情報整理術 クマガイ式

情報整理術 クマガイ式

手帳術で有名な著者が、情報整理と収集について書いた本です。

 

 本のプロフィール

 

情報整理術 クマガイ式
熊谷 正寿
2005年7月4日 第一刷発行
株式会社 かんき出版

アナログ(手帳・A4ファイル)と、デジタル(PC、ケータイ)をミックスした管理術を凝縮したハウツー満載の本。

たまに出てくる、社長・管理者としての仕事効率アップの方法もあります。

ビジネスマン、OLの方、情報の管理方法と集め方を見直したい方、そして管理職の方、はじめて部下が出来た方などにおすすめです。

 

この本の一番良かったところ

 

パソコンのフォルダ分けのやり方と、名前の付け方を工夫して作業効率を上げる仕組みが役に立ちそうだと思いました。

メールもフォルダも3つに分けろ!

フォルダは「目的別」「時系列」「ToDo」、メールは「目的別」「送信者別」「時系列」、の3つに分けよう。

特にパソコンのフォルダ分けについてお伝えします。

「目的別」の使い方

そのまま仕事内容を書いたり、相手先の名前などを書いて分ける。

例:サ・シュツハ・出版 → ヤ・ユメテ・夢手帖熊谷式 → ハ・ヒョウシ・表紙01
(矢印が進むほど階層が下のフォルダ)

※やり終わった「TODO」・「時系列」フォルダからファイルを移動してくる。

「時系列」フォルダの使い方

ルーチンワークに使う。
「毎日見るフォルダ」「毎週見る」「毎月見る」フォルダを作り、ページや定例会議に使用する資料など入れておくと便利。

具体的なフォルダ名の例
毎週 → 火曜 中身は毎週火曜に記入する書類
毎月 → 月末

「ToDo」フォルダの使い方

現在進行形の仕事を入れる。
終わったら時系列(火曜のMTGの資料なら火曜フォルダ)、MTGも終わったら目的別のフォルダに入れます。

 

良くなかったところ

 

この著者さんは手帳とA4ファイルボックスでの情報管理をしています。

えんどうは、断捨離の一環で、紙の手帳をやめてデジタル化してしまったので、今から紙にする気が起こらないです。
そういう人には一部向いていないかもしれません。

作業が終わったらファイルを移動するので、これをパソコンですると、パスが変わってしまい、ランチャーを使って立ち上げていた場合、立ち上がらなくるトラブルが発生しやすいと思います。

「終わったファイルは使わないだろう」ってことでしょうけど、この本の内容にあった、「月の予定から週の予定に移動する」時には、まだ使うファイルですよね。

 

他にもあるこの本のメリット

 

本の随所に細かく仕事を早くするようなアイデアがあるので、それも見どころです。

・社内の電話を早くする方法
・会議を効率よくする方法
・お勧めソフト
など細かい事まで色々な工夫が載っています。

えんどうはこの本を契機に、作業中のデータは「作業中」フォルダに入れておくようにし始めました。

とりあえず作業中のものを探し回らなくなった反面、終わったものを移動させるのがめんどくさい。
これが正解かはわからないですが、施行錯誤できたこと自体は、良かったと思います。

読書イラスト

読書イラスト

情報整理術 クマガイ式
熊谷 正寿
2005年7月4日 第一刷発行
株式会社 かんき出版

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